Cómo diligenciar el Formato Único de Hoja de Vida paso a paso

¿Qué es el Formato Único de Hoja de Vida?

Es el formato que piden las entidades públicas de Colombia para conocer la información de quienes aspiran a un empleo, se vinculan como servidores públicos o firman contratos de prestación de servicios. Tiene base en las Leyes 190 de 1995, 489 y 443 de 1998 y lo publica el Departamento Administrativo de la Función Pública. La versión para personas es la de persona natural.

Antes de empezar: ten a mano

• Tu documento de identidad y, si aplica, la libreta militar (clase, número y distrito).
• Diplomas o actas de grado con la fecha (mes y año) y, si la tienes, tu tarjeta profesional.
• Certificados laborales con las fechas exactas de ingreso y retiro de cada empleo.
• Una foto o escaneo de tu firma, si quieres incluirla en el documento.

Paso 1. Datos personales

Escribe tus apellidos y nombres tal como aparecen en tu documento, el tipo y número de documento, sexo, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, y tu dirección, teléfono y correo de contacto. Revisa que el correo sea uno que consultes: muchas entidades se comunican por ahí.

Paso 2. Formación académica e idiomas

En educación básica y media marca el último grado aprobado (de 1.º a 11.º), el título obtenido y la fecha de grado. En educación superior registra cada estudio con su modalidad:

Indica los semestres aprobados, si te graduaste, la fecha de terminación y el número de tarjeta profesional cuando la ley lo exige. En idiomas, los diferentes al español, marca si lo hablas, lees y escribes: Regular (R), Bien (B) o Muy bien (MB).

Paso 3. Experiencia laboral

Registra tus empleos empezando por el actual o el último, hacia atrás. Para cada uno: empresa o entidad, si es pública o privada, país, departamento y municipio, correo y teléfono, fechas de ingreso y retiro, cargo o contrato, dependencia y dirección.

Consejos para evitar devoluciones:

• Usa las fechas exactas (día, mes y año) que aparecen en tus certificados.
• Si sigues trabajando en un cargo, déjalo como actual y sin fecha de retiro.
• Revisa que ningún retiro quede antes de su ingreso.

Paso 4. Tiempo total de experiencia

El formato pide sumar tu experiencia en años y meses según la ocupación: servidor público, empleado del sector privado y trabajador independiente, más el total. Si dos empleos de la misma ocupación se cruzan en el tiempo, ese periodo se cuenta una sola vez.

CV Studio GLF hace este cálculo automáticamente con las fechas que registras, te avisa si hay periodos superpuestos y te deja ajustar los totales a mano si lo necesitas.

Paso 5. Declaración y firma

Al final declaras, bajo la gravedad del juramento, si te encuentras o no en causales de inhabilidad e incompatibilidad para ejercer cargos públicos o contratar con el Estado. Escribe la ciudad y la fecha de diligenciamiento y firma el documento: puedes imprimirlo y firmarlo a mano, o agregar la imagen de tu firma.

Errores frecuentes

• Dejar campos obligatorios en blanco (documento, fechas de experiencia, lugar de nacimiento).
• Escribir nombres distintos a los del documento de identidad.
• Fechas que no coinciden con los certificados que anexas.
• Olvidar firmar o la fecha de diligenciamiento.

Recuerda: el Formato Único no reemplaza el registro en el SIGEP ni los procesos de cada convocatoria. Verifica siempre los requisitos de la entidad.